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Input Management

Schnelle und zuverlässige Dokumentenverarbeitung

Die digitale Erfassung von geschäftsrelevanten Dokumenten – das Input Management – bildet heutzutage die Grundlage vieler elektronisch gestützter Geschäftsprozesse. Die systemgestützte automatisierte Erfassung von papierbasierten Belegen und Schriftverkehr ermöglicht es Daten schnell, zuverlässig und in hoher Qualität für nachgelagerte Informationssysteme nutzbar zu machen.

Insbesondere die frühzeitige Nutzbarmachung von Meta-Informationen kann zu signifikanten Vorteilen in der anschließenden Dokumentenverarbeitung führen. Das Input Management steht daher oftmals am Beginn eines Geschäftsprozesses und bindet zur anschließenden Weiterverarbeitung benötigte Informationssysteme an. Neben Enterprise Content Management Systemen (ECM-System) wie Alfresco One können das z.B. auch Expertensysteme oder Geschäftsprozess-Tools sein.

In den letzten Jahren wurde das Thema medial insbesondere in Zusammenhang mit dem Bestreben nach einem papierlosen Büro, der elektronischen Posteingangsverarbeitung, Klassifizierung von Dokumenten und im Speziellen der digitalen Rechnungsverarbeitung häufig aufgegriffen. Die Einführung eines Input Management Systems wie Ephesoft ist dabei eine Investition, die sich rechnet.

Die richtige Input Management Software reduziert Erfassungsaufwände – für eine schnellere Verarbeitung zu geringeren Kosten

Die Erfassung und Digitalisierung von eingehenden Dokumenten ist arbeits- und zeitintensiv. Der Einsatz von der Open Source basierenden Lösung Ephesoft ermöglicht es, diese Aufwände signifikant zu reduzieren. Ob in der Konzernpoststelle mittels Hochgeschwindigkeitsscanner erfasst, per E-Mail eingegangen oder dezentral durch eine Zweigstelle übermittelt: Ephesoft beschleunigt die digitale Verarbeitung aller eingehenden Dokumente durch automatisierte Klassifizierung und Extraktion. Input Management mit Ephesoft kann daher durch eine geringe Amortisationszeit überzeugen.

Compliance durch Transparenz und rechtskonforme Erfassungs- und Geschäftsprozesse

Insbesondere die Gesellschafterhaftung und die nicht zu vernachlässigenden Sanktionen verleihen dem Thema Compliance seine Brisanz. Mit der Lösung von Ephesoft können bereits ab der Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten nachvollziehbare und dokumentierbare Prozesse vorgewiesen werden. Die dadurch geschaffene Transparenz ist die Voraussetzung für die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.

Bessere Datenqualität und höhere Produktivität

Die automatische Validierung und die integrierte Ausnahmebehandlung bei Unterschreitung definierbarer Schwellwerte ermöglicht es, Fehlerquoten zu reduzieren und als Resultat eine bessere Datenqualität in nachfolgenden Informationssystemen zu erhalten. Die bessere Datenqualität wirkt sich letzten Endes nicht nur positiv auf die Produktivität aus, sondern bildet auch die Grundlage für bessere Entscheidungsprozesse.

Optimierte Prozessdurchlaufzeiten und sofortige Datenverfügbarkeit durch Mobile Capturing

Mit SnapDoc Mobile Capture von Ephesoft können Dokumente einfach und schnell mittels der in Android- und Apple-Endgeräten oftmals integrierten Kamera erfasst werden. Die Anwendung überträgt die Bilder ohne Umwege zur Ephesoft Enterprise-Plattform. Diese wandelt die eingehenden Bilder in verwertbare Daten um und die zurückgelieferten Ergebnisse können direkt in alle relevanten Geschäftsprozesse eingebunden werden. Das Mobile Capturing unterstützt allerdings nicht nur wichtige Prozesse, sondern bildet auch die Basis für neue Geschäftsmodelle. Die Datenerfassung am Entstehungsort und in Echtzeit birgt ein enormes Potential: die einfachere Handhabung von Formularen im Versicherungswesen, die schnelle und unkomplizierte Patientenaufnahme im Krankenhaus oder die Erfassung von Reisekosten sind nur einige wenige Beispiele für sinnvolle Anwendungsgebiete.

Wir helfen Ihnen bei der Evaluierung, Implementierung und dem Betrieb Ihres individuellen Input Management Systems

Neben der technischen Expertise bringen unsere Input Management Experten ihr fundiertes und langjähriges Fachwissen mit ein. Die Definition, Kontrolle und Einhaltung wichtiger Kennzahlen und Geschäftsprozesse sowie Qualitätsmerkmale – Dokumentendurchsatz, korrekte Meta-Informationen oder Bildqualität – sichern den Projekterfolg.

Dabei starten Sie mit uns als Partner nicht von Null in Ihr Projekt: mit unseren ausgearbeiteten Business Templates setzen wir z.B. in der digitalen Posteingangs- und Rechnungsverarbeitung bereits vordefinierte Extraktionsroutinen ein.

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