Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement nur im Sinne einer elektronischen Ablage von Dokumenten zu sehen, greift zu kurz. Diese Definition ignoriert den Prozessaspekt von Dokumentenmanagement: Dokumente sind normalerweise keine statischen Objekte. Sie sind fast immer hochdynamisch, weil sie in einen oder mehrere Arbeitsabläufe eingebunden sind und dabei von verschiedenen Personen mehrmals verändert werden. Diesen Prozessaspekt decken Dokumentenmanagementsysteme wie Alfresco oder ELO ab.

Sie enthalten eine Workflow Engine, die dokumentenbezogene Prozesse abbildet. Soll ein Dokument bearbeitet werden, erzeugt das DMS-System eine Benachrichtigung, die den jeweiligen Mitarbeiter über seine Aufgabe informiert. Ist der Arbeitsschritt vollzogen, wird eine zweite Benachrichtigung an den nächsten Bearbeiter, die nächste Abteilung, geschickt. Früher papiergestützte Arbeitsabläufe lassen sich so elektronisch abbilden und automatisieren. Dadurch werden sie vereinfacht und verschlankt (gesetzt den Fall, dass sie vorher definiert und strukturiert wurden).

it-novum bietet Ihnen eine prozessorientierte Beratung. Wir definieren gemeinsam mit Ihnen Ihre dokumentenrelevanten Geschäftsabläufe und helfen Ihnen, sie zu strukturieren und optimieren. Zur Abbildung und Integration der Prozesse mit Ihren Dokumenten setzen wir die Open Source Workflow Engine jBPM von Alfresco oder den Workflow Designer von ELO ein.

Unsere SAP-Schnittstellen für Alfresco und ELO ermöglichen die Integration von SAP in Dokumentenmanagementsysteme. SAP-Dokumente wie Rechnungen lassen sich damit nicht nur im DMS-System ablegen, sondern erlauben auch den Austausch von Daten zwischen Alfresco/ELO und SAP.

Wir haben Schnittstellen entwickelt, die SAP an Drittanwendungen anbinden. Dadurch werden Dokumente und Daten anwendungsunabhängig: Lieferscheine, Rechnungen oder Bedienungsanleitungen müssen nicht mehr in Papierform bearbeitet werden, sondern stehen zeit-, standort- und applikationsübergreifend zur Verfügung. Alfresco und ELO können durch die Schnittstelle Daten mit SAP austauschen und umgekehrt.

Wir verfügen als zertifizierte Partner von SAP, Alfresco und ELO über jahrelange Erfahrung bei der Integration von Open Source und Closed Source. Bringt die Einbindung Ihrer SAP-Lösung in Alfresco oder ELO Mehrwerte, unterstützen wir Sie bei der Integration von Dokumentenmanagement in Ihre Systemlandschaft. 

Dokumentenmanagementsysteme stellen Plattformen für die zentrale Aufbewahrung der Informationen, Daten und Dokumente einer Organisation dar. Sie nehmen dadurch eine wichtige Kommunikations- und Integrationsfunktion im Unternehmen wahr. Ist das DMS-System mit anderen Anwendungen integriert, ist der Zugriff auf Dokumente unabhängig von der Anwendung, in der die Dokumente erstellt wurden, möglich.

Mit unseren SAP-Schnittstellen für die Dokumentenmanagementsysteme Alfresco und ELO lassen sich SAP-Dokumente wie Rechnungen in Alfresco/ELO ablegen. Sowohl Alfresco als auch ELO legen die Dokumente in einem offenen Format wie .pdf ab. Zum Öffnen der Rechnung benötigt der Benutzer kein SAP, es reicht ein internetfähiger Rechner mit Zugang zu Alfresco/ELO und ein einfacher PDF-Reader.

Durch die Integration von Dokumentenmanagementsystemen mit anderen Anwendungen werden Dokumente anwendungsunabhängig. Beispielsweise müssen Rechnungen nicht mehr von der Buchhaltung in Papierform an die Abteilung weitergereicht werden, die die Rechnung zusammen mit dem Lieferschein und dem bestellten Produkt verschickt. Mit einem DMS kann die Versandabteilung selbst alle bestellrelevanten Dokumente an den Kunden ausliefern: Rechnung, Lieferschein, Bedienungsanleitung etc. Das spart Zeit und nutzt vorhandene Ressourcen effizienter.

it-novum unterstützt Sie bei der Integration von Dokumentenmanagement in Ihre Systemlandschaft. Als Partner von SAP, Alfresco und ELO verfügen wir über die Kompetenz, Ihre ERP-Lösung mit Dokumentenmanagement zu integrieren. Wir haben eine Alfresco-Schnittstelle zu SAP entwickelt, über die sich Daten zwischen SAP und Alfresco austauschen und so an vielen Stellen im Unternehmen nutzen lassen. Gleiches ist mit einer Schnittstelle zu ELO möglich.

Archivierung und Compliance sind wichtige Themen des Dokumentenmanagements. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen verpflichten Unternehmen dazu, Dokumente revisionssicher aufzubewahren. Mit Hilfe von ELO oder einer ArchiveManager-Anbindung an Alfresco lassen sich Dokumente gesetzeskonform archivieren.

Indexierung und Volltextsuche sorgen dafür, dass Sie alle Informationen zu einem Kunden, Mitarbeiter, Projekt oder Vertragsverhältnis auf Knopfdruck finden. Durch die durchgängige Verschlagwortung und ausgereifte Suche bei Alfresco und ELO bekommen Sie beliebige Dokumente zu einem Vorgang in wenigen Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt. Die Lösungen von it-novum erfüllen dabei sowohl Ihre Anforderungen an Zugriffsberechtigungen und Leistungsfähigkeit als auch gesetzliche Compliance-Vorgaben.