Einige Gedanken zu ECM und Alfresco

Open Source und Enterprise Content Management

Heute mal ein paar Überlegungen zu „Was bringt Open Source im Bereich Enterprise Content Management?“. Hintergrund: Quelloffene Lösungen etablieren sich ja mehr und mehr zu ebenbürtigen Marktbegleitern, egal in welchem IT-Bereich. Früher rein aus Lizenz- und Kostengründen attraktiv, ist Open Source heute ein gleichwertiger wenn nicht sogar hochwertigerer Player in Sachen Applikationslösungen für geschäftskritische Prozesse.

So auch im Bereich Enterprise Content Management (ECM), den der Volksmund gerne mit Dokumentenmanagement (DMS) betitelt. Einer der - nicht nur unserer Meinung nach - herausragenden und bekanntesten Anbieter ist Alfresco. Die Gründer von Alfresco, John Powell und John Newton, arbeiteten vor dem Start des Open Source-Projekts für Dokumentum und Business Objects. Also nicht gerade Neulinge im ECM/DMS-Bereich.

Warum ist Alfresco so toll? Zunächst: Die Besonderheit von Alfresco liegt in einem flexiblen und offenen Framework, das sich durch ein darunterliegendes anwenderfreundliches Regelwerk an verschiedenste Anforderungen anpassen lässt. Der Clou bei der Architektur ist aber das SharePoint-Protokoll. Dadurch lässt sich Alfresco direkt in bestehende Anwendungsumgebungen integrieren, die gewohnte (und oft liebgewonnene) Windows-Umgebung bleibt aber gleich. Starke Konkurrenz für Sharepoint, weil Alfresco damit eine lizenzgünstige Variante für Unternehmensportale darstellt. Die Plugins für MS Office und MS Outlook, die Alfresco standardmäßig besitzt, unterstreichen das noch.

Dokumente werden nicht nur aufbewahrt, sondern sind normalerweise in einen (oder mehreren) Arbeitsprozessen eingebunden. Da nichts kurzlebiger und wandelbarer ist als Geschäftsprozesse, bietet Alfresco wie kommerzielle Anbieter eine Workflow Engine. Die Open Source-Software Module Eclipse und jBPM übernehmen in Alfresco die Aufgabe, dokumentenbezogene wiederkehrende Arbeitsabläufe zu modellieren, zu konfigurieren und somit sicher ablaufen zu lassen. Je nach Umfang und Komplexität der Prozesse muss diese Aufgabe durch externe Dienstleister begleitet oder gar komplett übernommen werden. Übrigens ist jBPM kein Alfresco-eigenes Produkt, sondern von JBoss (RedHat) entwickelt. Auch bei vielen kommerziellen Anbietern übernehmen Third Party Produkte die Aufgaben einer Workflow Engine.

Gerade Dokumentenmanagement versteht sich nicht als Stand-alone-Lösung und sieht sich gerne als Klebstoff zwischen den Anwendungen im Unternehmen. Ein typisches Integrationsszenario: Die Anbindung an ERP-Systeme wie SAP, zu Scan-Dienstleistungen oder zu einer revisionssicheren Archivierung. Hier kommt meist ein Dienstleister ins Spiel. Für einige unserer SAP-Integrationsprojekte haben wir eine Verbindungsmöglichkeit zum SAP Content Server entwickelt, um in SAP erzeugte Informationen nach Alfresco und die in Alfresco erzeugten Dokumenten und ihren Inhalt nach SAP auszutauschen. In Bezug auf Scan-Dienstleistungen haben wir zudem mit Kofax oder AutoStore sehr flexible Erfassungsszenarien realisiert.

Unter Integrations- und Kollaborationsaspekten betrachtet, ist Alfresco wie Sharepoint ein anwendungsübergreifendes Unternehmensportal. Es kann nicht nur Dokumente aufbewahren und die mit den Dokumenten verknüpften Prozesse abbilden, sondern hält auch den Web Content eines Unternehmens aktuell. Wem diese Lösung noch „zu klein“ ist, kann für einen standortunabhängigen und webbasierten Informationsaustausch mit Partnern, Kunden und Lieferanten Liferay einsetzen. Liferay ist ein Open Source-Portalframework, in das Alfresco als Portlet eingebunden werden kann.

Fazit:
Alfresco bietet im Umfeld des Enterprise Content Managements sehr breite Integrations- und Einsatzmöglichkeiten, die manch andere klassische, aus dem Archivierungsbereich kommende ECM-Systeme in den Schatten stellen. Da man sich bei der Entwicklung an den Marktführern Sharepoint und Dokumentum orientieren konnte (und das, was man gesehen, offensichtlich auch erfolgreich umgesetzt hat), ist Alfresco innerhalb kurzer Zeit eine sehr vielseitige und leistungsfähige Lösung geworden. Wem Alfresco allein nicht reicht, der kann bei besonderem Konfigurationsbedarf oder etwas komplizierteren Integrationswünschen auf Dienstleister zurückgreifen (und ja, wir sind einer davon ).

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