Alfresco
Alfresco ist das wohl bekannteste und populärste Enterprise Content Management im Open Source-Bereich. it-novum ist Gold Partner von Alfresco und setzt das quelloffene System in seinen Dokumentenmanagement-Projekten ein. Alfresco kann nicht nur Dokumente aufbewahren und die mit den Dokumenten verknüpften Prozesse abbilden. Es bietet gerade im Umfeld von Enterprise Software sehr breite Integrations- und Einsatzmöglichkeiten, z.B. bei der Integration mit SAP und anderen Drittanwendungen, als Portlet in Liferay oder im Zusammenspiel mit weiteren Systemen.
Die ausgeprägten Workflow- und Prozessmanagementkomponenten von Alfresco ermöglichen die Abbildung dokumentenbezogener Arbeitsabläufe. Dazu bringt Alfresco die Open Source Workflow Engine jBPM mit. Mit jBPM können wiederkehrende Geschäftsprozesse, in die Dokumente eingebunden sind, modelliert, konfiguriert und automatisiert werden.
Alfresco eignet sich nicht nur zur prozessgestützten Ablage von Dokumenten, sondern besitzt auch starke Portalfunktionalitäten durch die Verwendung des SharePoint-Protokolls. Das bedeutet, dass der Anwender bei einer Alfresco-Integration seine gewohnte Windows-Umgebung behalten kann. Die mitgelieferten Plugins für MS Office und MS Outlook kommen Anwendern aus den Fachabteilungen zusätzlich entgegen. Unter Integrations- und Kollaborationsaspekten betrachtet, ist Alfresco wie Sharepoint ein anwendungsübergreifendes Unternehmensportal.
SAP-Schnittstelle zu Alfresco
Dokumentenmanagement wird selten als Stand-alone-Lösung eingesetzt. Fast immer besteht die Notwendigkeit zur Einbindung in Drittsysteme. Durch die offenen Technologien lässt sich Alfresco in vielen Integrationsszenarien einsetzen, z.B. bei der Anbindung an ERP-Systeme wie SAP, im Bereich der Dokumentenerfassung (Scan-Software) oder wenn es um die Frage der rechtssicheren Archivierung geht.
Für die Integration von Alfresco in SAP haben wir eine Open Source-Schnittstelle zu SAP entwickelt, den ITN Connector DMS. Damit lassen sich SAP-Belege in Alfresco ablegen und Daten zwischen Alfresco und SAP austauschen. Weitere Integrationsmöglichkeiten haben wir für die Erfassung von Dokumenten durch Kofax oder AutoStore erstellt.
Weitere Informationen zur SAP-Alfresco-Schnittstelle
Alternative zu Sharepoint
Sharepoint ist für viele Unternehmen heute bereits eine Plattform für das Thema Dokumentenmanagement. Obwohl hochintegriert in die Office-Landschaft, muss auch hier in den Prozessen "Hand" angelegt werden. Prozessmanagement ist dann halt doch nicht so einfach, wie es das "ist ja mitgeliefert" suggeriert.
Zudem kommen bei einem breiten Roll-Out an viele Benutzer auch im ersten Blick nicht kalkulierte Lizenzfragen und damit Kosten auf den Tisch, die dann zu einem "Einfrieren" des Projektes führen. Damit ist der Idee von Dokumentenmanagement aber nicht gedient. Mit Alfresco gibt es hier - je nach unternehmensindividueller Situation - interessante Alternativen oder Ergänzungen. Wir helfen Kunden dabei mit unserem Best Source-Ansatz auch beim Thema DMS die Balance zwischen Open und Closed Source in Sinne des besten Ergebnisses zu behalten.
