Prozessberatung und Workflow

Dokumentenmanagement nur im Sinne einer elektronischen Ablage von Dokumenten zu sehen, greift zu kurz und vernachlässigt die wahren Mehrwerte: Den Prozessaspekt von Dokumentenverwaltung. Dokumente sind normalerweise nicht einfach nur Objekte sondern sind in einen oder mehrere Arbeitsabläufe eingebunden.

Dazu verfügen Enterprise Content Management-Systeme über eine Workflow-Engine, die dokumentenbezogene Prozesse abbildet. Damit lassen sich die üblichen Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen wie Rechnungsfreigabe, Investitionsantrag, Vertragsmanagement, Unterschriftenrichtlinien etc. einfach umsetzen. Soll ein Dokument bearbeitet werden, erzeugt das System eine Benachrichtigung, die den jeweiligen Mitarbeiter über seine Aufgabe informiert. Ist der Arbeitsschritt vollzogen, wird eine zweite Benachrichtigung an den nächsten Bearbeiter, die nächste Abteilung, geschickt. Eskalationsszenarien wie Stellvertreterregelungen müssen dabei ebenfalls berücksichtigt werden.

Workflow-Cockpit

Durch Dokumentenmanagement lassen sich papiergestützte Arbeitsabläufe elektronisch abbilden und automatisieren. Die Prozesse werden dadurch vereinfacht und verschlankt – das Fehlerpotential und die Bearbeitungszeiten sinken so in der Regel drastisch. Viele kleine aber wichtige Aufgaben müssen langfristig automatisiert abgearbeitet werden, damit Führungskräfte genügend Zeit haben, über die wirklich wichtigen Dinge entscheiden zu können. Um Arbeitsabläufe effizient überwachen zu können, braucht es Eskalationsmechanismen zur Neuvergabe von Aufgaben und Benachrichtigungen bei Terminüberschreitungen oder Störungen des Prozesses (Nichtverfügbarkeit des Mitarbeiters, Abweichungen vom Standard etc.) – ansonsten versinkt man zwar nicht mehr in unter Papierbergen, aber in einer Unzahl von Workflows.

Ein Workflow-Cockpit schafft sofort Abhilfe. Es macht direkt darauf aufmerksam (z.B. durch Ampelfunktionen), welche Workflows und Prozesse im „grünen Bereich“ sind oder ein Eingreifen oder Änderungen erfordern. Ein Beispiel hierfür ist die drohende Terminüberschreitung bei einer Rechnungsfreigabe aufgrund von Krankheit, die die Skonto-Regelung gefährdet.

it-novum bietet Ihnen eine prozessorientierte Beratung für optimierte Dokumentenprozesse. Als führender Spezialist für die Integration von Open Source und SAP verfügen wir über langjährige Erfahrung bei der Strukturierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit unserem Knowhow  begleiten wir Sie zuverlässig von der Konzeptions- bis zur Umsetzungsphase.